Membersihkan File Excel agar Ukuran File Tidak Membengkak

Microsoft Excel sampai saat ini masih menjadi pilihan utama untuk aplikasi pengolah data, meskipun ada alternatif lain seperti Libre Office maupun WPS Office. Kelengkapan fitur dan kenyaman dalam penggunaannya tetap belum bisa tergantikan.

Pernahkah teman-teman menemui file excel yang datanya tidak sampai 1.000 row tapi ukuran filenya sampai puluhan MB? Saya sering menjumpainya. Bahkan saya pernah menemui file excel yang isinya hanya 100-an row tapi ukuran filenya sampai 72 MB.

Apa yang menyebabkan ukuran sebuah file excel menjadi sangat besar? Menurut saya ada 2 hal yang menyebabkan ukuran file excel menjadi membengkak, yaitu format cell dan conditional formating.

Seperti kita tahu, setiap perubahan format akan menimbulkan tambahan kode dalam file itu sendiri. Seluruh kode tersebut dapat dilihat ketika file excel tersebut dibongkar. Contohnya adalah sebagai berikut:

sumber foto : https://www.linkedin.com/pulse/why-my-excel-file-so-big-jonathon-power

Nah semakin banyak format pada cell, tentu semakin banyak kode, dan tentu saya akan semakin memperbesar ukuran file excel tersebut.

Jadi apa yang perlu dilakukan untuk memperkecil ukuran file excel? Untuk memperkecil file excel kita harus membersihkan file excel dari berbagai format. Jika file Anda hanya 1 sheet, bisa dicoba dengan clear format dulu. Namun jika tetap membandel, Anda dapat mengikuti langkah-langkah berikut:

INSTALASI

1. Untuk membersihkan file excel hingga benar-benar bersih, kita akan menggunakan 2 tool, yaitu software Excel File Cleaner dan Add-In Inquire.
2. Download file installer Excel File Cleaner buatan Sergei Gundorov melalui tautan berikut : https://app.box.com/s/gve9a6c1v2yq1fcnqy7510q3xguy83xl. Untuk dapat menginstall software ini Anda membutuhkan .NET Framework versi 3.5 yang dapat diunduh melalui tautan berikut : https://www.microsoft.com/en-us/download/details.aspx?id=21
3. Setelah software Excel File Cleaner berhasil diinstall, selanjutnya kita akan mengaktifkan add-in Inquire pada Microsoft Excel (hanya ada pada versi 2013 ke atas dan versi Pro). Add-In ini membutuhkan .Net Framework versi 4 yang dapat diunduh pada tautan berikut : https://www.microsoft.com/en-US/Download/confirmation.aspx?id=17718
4. Buka Microsoft Excel dan masuk pada menu Option > Add-Ins > Manage : COM Add-Ins >Go.

5. Setelah muncul Windows, aktifkan Inquire dengan memberikan centang. Klik OK.

6. Pastikan tab INQUIRE sudah muncul di ribbon.

CLEANING

Langkah-langkah dalam melakukan cleaning file excel ini harus urut, tidak bisa dibalik. Kalau langkahnya dibalik tidak akan signifikan hasilnya.

1. Langkah pertama buka program Excel File Cleaner (biasanya di desktop nama shortcutnya Built).

2. Klik Open and Clean. Setting pada program ini dibiarkan saja apa adanya, tidak perlu mengubah setting apapun.

3. Setelah proses cleaning dengan Excel File Cleaner selesai, buka file excel tersebut.

4. Tahap kedua adalah cleaning dengan Inquire. Setelah file excel terbuka, klik Clean Excess Cell Formatting pada tab Inquire. Ketika muncul pertanyaan Would you like to save …. klik Yes.

5. Tekan Ctrl + S untuk memastikan sudah tersimpan kemudian periksa ukuran file excel yang dihasilkan.

Berdasarkan percobaan yang saya lakukan, ukuran file semula 4 MB bisa menjadi 31 kb. Luar biasa bukan?

Selamat mencoba..