Setting page setup pada Microsoft Excel sebenarnya adalah hal yang mudah, namun kadang kita melupakan detail yang sebenarnya bisa membuat hasil print laporan kita menjadi lebih yahud. Ada orang yang hobinya “fit to 1 pages wide by 1 tall”. Maksud saya yaitu asal ketik laporan, tidak peduli lebar column, margin, page number, dan ketika melihat tabelnya kepanjangan langsung buka page setup> scaling > fit to 1 pages wide by 1 tall. Dan hasilnya hurufnya menjadi kecil-kecil karena skala ukurannya 50 % dari aslinya.
Ada juga yang membuat laporan dalam 2 sheet. Sheet 1 terdiri dari 5 kolom, dan sheet 2 10 kolom. Pada proses akhir dihajar juga dengan fit to 1 pages wide by 1 tall, dan hasil akhirnya 1 set laporan memiliki ukuran font yang berbeda karena zoom yang berbeda.
Oleh karena itu diperlukan kesamaan ukuran kertas, margin, dan zoom. Nah, tulisan berikut akan menjelaskan bagaimana membuat setting page setup di Microsoft Excel agar hasil cetaknya kelihatan cakep..
Ada beberapa hal yang perlu diketahui keitannya dengan setting layout, orientation, print area, dan scale.
1. Margin : margin adalah jarak tepi kertas dengan text area, kita bisa menggunakan margin atas 2 cm, margin kanan 2 cm, margin bawah 2 cm, dan margin kiri 3 cm jika bagian kiri akan dijilid. Namun jika tidak dijilid, bisa juga margin kiri 2 cm.
2. Orientation : ada 2 pilihan orientation, yaitu landscape dan portrait. Untuk settingan ini tentu saja disesuaikan dengan kebutuhan. Jangan memaksakan bentuk portrait jika kolomnya lumayan banyak.
3. Paper Size: saat ini kebanyakan ukuran kertas yang digunakan adalah A4, jika Anda membuat satu set laporan dengan beberapa sheet, pastikan ukuran kertas yang dipakai sama. Untuk mengetahui berbagai ukuran kertas klik disini.
4. Print area: print area adalah area yang akan dicetak. Saat view-nya Normal, kadang garis print area kurang terlihat jelas, agar lebih jelas kita bisa ubah mode view menjadi Page Break Preview melalui ribbon Views > Page Break Preview.
5. Scale : biasanya kita menggunakan scale ini untuk membuat tabel yang kita buat cukup termuat dalam 1 halaman, namun kadang kita lupa bahwa kita membuat laporan dalam beberapa sheet dengan jumlah kolom yang berbeda. Misalnya di sheet 1 scale = 80 %, sheet 2 karena kolomnya lebih banyak menjadi 70 %. Ukuran font yang digunakan sama-sama Arial 10, namun saat di print hasilnya akan berbeda, yang 1 keliahatan lebih kecil karena menggunakan scale 70%. Oleh karena itu harus diseragamkan misalnya ambil pakai scale 90% agar hasil print keliahatan bagus.
Kalau memakai scale 90% nanti ada kolom yang tidak termuat dong? Itu masih bisa kita siasati dengan mengatur lagi lebar kolom.
6. Repeat Header Tabel
Jika Anda membuat laporan dalam beberapa halaman, Anda bisa menggunakan fitur Rows to repeat at top agar halaman kedua lebih mudah dibaca. Coba bayangkan jika di halaman kedua ada 10 kolom tanpa header, harus bolak balik membuka halaman 1 untuk melihat header tabel.
7. Page Number
Page number atau nomor halaman diperlukan sebagai tanda sekaligus sebagai kontrol. Tipe page number yang sering saya gunakan adalah “1 of ?”. Kenapa? Karena itu bisa menjadi kontrol, misalnya total ada 5 halaman tanpa nomor halaman, nah lembar ke-5 hilang, maka agak sulit mengetahui bahwa ternyata halaman 5 tidak ada. Namun jika menggunakan 1 of ?, jika yang hilang halam 5 langsung ketahuan. Total 5 halaman, kok cuma ada 4.
Inilah 7 poin penting yang harus diperhatikan saat setting page/ halaman pada Microsoft Excel.
Selamat mencoba..