Telepon barangkali adalah hal biasa bagi kita, setiap hari kita juga melakukan panggilan atau menerima telepon. Namun bagi sebuah kantor atau perusahaan, menerima telepon pun ada standar operasi dan prosedurnya. Mengapa mengangkat telepon harus diatur? karena segala hal itu ada unggah-ungguh-nya dan sewaktu mengangkat telepon kadang kita tidak tahu siapa yang menelpon. Oleh karena itu untuk menghormati penelpon dan menunjukkan bahwa kantor kita adalah kantor yang “bonafit” maka perlu ada tata cara menerima telepon di kantor :
Adapun tata cara menerima telepon adalah sebagai berikut :
- Pada saat telepon berbunyi, sebaiknya mengangkat gagang telepon sesegera mungkin, jangan biarkan penelepon menunggu lama. Jangan mengangkat telepon yang sedang berdering dengan kasar, karena hal itu menunjukkan ketidaksenangan dan ketidaksopanan terhadap orang yang ada di sekitar Anda.
- Menyebutkan nama kantor, perusahaan, atau divisi dan memberi salam kepada penelepon, dan sampaikan salam dengan suara jelas dan tidak terburu-buru. Misal: “PT. Sabar Jaya, selamat pagi, dengan Niken ada yang bisa dibantu?”
- Tanyakan dengan sopan siapa lawan bicara Anda tanpa terkesan menginterogasi, misal: mohon maaf, boleh tahu dengan siapa saya bicara? Ada yang bisa saya bantu?
- Dengarkan baik-baik permintaan penelepon, jangan memotong pembicaraan.
- Jika penelepon berkepentingan dengan orang lain, maka sambungkan segera kepada orang yang dituju, jelaskan siapa dan dari instansi mana si penelepon tersebut kepada orang yang dituju.
- Apabila orang yang dituju tidak ada di tempat, maka penerima telepon harus bisa menerima pesan yang ingin disampaikan penelepon, catat dengan lengkap dan jelas, tanyakan dan catat kapan dan di nomor berapa penelepon bisa dihubungi. Pastikan pesan tersebut sampai kepada orang yang dimaksud.
- Sebelum mengakhiri pembicaraan, tidak ada salahnya juga Anda bertanya apakah masih ada yang bisa dibantu. Anda bisa menyampaikan, “Mohon maaf, apakah ada hal lain yang bisa kami bantu?”. Anda bisa menggunakan kata maaf maupun tidak.
- Ucapkan terima kasih pada setiap akhir pembicaraan dan ucapkan kembali salam selamat pagi/siang /sore.
- Beri kesempatan kepada penelepon untuk menutup telepon terlebih dahulu. Tutup telepon dengan perlahan.
- Bersikaplah tersenyum dan duduklah dengan sopan pada waktu berbicara melalui telepon karena sikap yang kurang ramah dan posisi duduk yang kurang sopan dapat dirasakan oleh lawan bicara.
Hal-hal yang perlu diperhatikan:
- Sikap mau membantu.
- Jaga intonasi suara, jangan terlalu lemah tetapi juga jangan terlalu keras seperti orang sedang marah.
- Pilih kata-kata yang sopan, ramah, dan mudah dimengerti.
- Jangan mengangkat telepon jika Anda masih berbicara dengan orang lain.
- Jangan makan/minum selama berbicara di telepon.
- Jangan menguap.
- Jangan memotong pembicaraan.
- Jangan berbicara dengan orang ketiga di sekitar Anda pada saat Anda sedang berbicara di telepon.
- Gunakan sapaan atau kalimat yang berbeda-beda sehingga tidak terkesan kaku.
- Hindari menelepon pada kondisi ribut di sekitar Anda.
Demikian tips menerima telepon di kantor, semoga bermanfaat.