Saat ini email atau electronic mail sudah menjadi kebutuhan dalam komunikasi di perusahaan atau pemerintahan. Email mampu mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk pengiriman surat dalam bentuk fisik. Selain itu email juga dapat mengurangi biaya pembelian kertas, amplop, prangko, dan biaya pengiriman surat melalui Pos atau jasa pengiriman lainnya.
Menulis email resmi pada dasarnya sama dengan menulis email kepada teman, namun ada beberapa hal yang perlu diperhatikan karena email resmi merupakan komunikasi resmi antar perusahaan atau instansi, sehingga format dan gaya bahasa harus mengikuti tata cara penulisan surat resmi.
Berikut adalah beberapa tips, etika, dan tata acara yang perlu Anda perhatikan dalam menulis surat resmi/ formal:
1. Alamat Email
Alamat email yang digunakan untuk email perusahaan sebaiknya bukan email pribadi ataupun sebaliknya, jangan gunakan alamat email perusahaan untuk komunikasi yang bersifat pribadi. Perusahaan Anda memiliki hak untuk membaca segala bentuk komunikasi yang terjadi melalui email kantor. Ini berarti, segala e-mail yang berisi ekspresi cinta, keluhan kepada bos, atau segala hal yang personal sebaiknya dilakukan melalui akun pribadi saja. Plus, Anda bisa dinilai sebagai orang yang malas jika ada rekan kerja yang menilai Anda sedang melakukan kegiatan pribadi di jam kerja.
Kantor biasanya memiliki alamat email dengan nama domain situs perusahaan, misalnya [email protected]. Buatlah alamat email yang singkat namun dapat memberikan kesan yang baik. Boleh jadi nama Anda “Bunga Marinda”, sebaiknya hindari alamat yang agak alay, misalnya “[email protected]. Akan lebih memberikan kesan baik jika namanya diganti “[email protected]” atau “[email protected].
2. Subjek
Berikan Subjek atau judul yang secara akurat mencerminkan isi email Anda. Jika memang berisi laporan penjualan, buatlah subjek yang dapat langsung dipahami tanpa membuka email tersebut, misalnya Laporan Penjualan Bulan September 2014. Bayangkan saja kalau subjeknya hanya Lap Penjualan dan isi email hanya tertulis “terlampir laporan penjualan”. Suatu saat jika kita akan mencari email tersebut dengan keyword penjualan, maka hasilnya terlalu banyak, jika keywordnya penjualan september, maka tidak akan ditemukan karena kata september tidak ada.
3. Pembuka
Saat menulis surat resmi, Anda tidak perlu bertele-tele menanyakan kabar, menanyakan kesehatan, menanyakan anaknya sudah berapa, dsb. Sebagaimana surat resmi, kalimat pembuka untuk email resmi cukup “sehubungan dengan.. dan seterusnya..”
4. Kalimat Isi
Dalam penulisan email resmi, sebaiknya hindari penulisan email yang singkat dan langsung pada poinya saja. Tidak lucu kan misalnya isi email hanya “penawaran harga”. Singkat namun tidak jelas. Tulis email secara runtut, jelaskan dengan kalimat yang paling mudah dipahami agar tidak menimbulkan kebingungan.
5. Penutup
Akhiri email dengan “Terima kasih atas kerja samanya”, atau jika surat tersebut adalah untuk mendapat keputusan, tutuplah surat tersebut dengan “Demikian disampaikan untuk mendapat keputusan”. Dan jangan lupa, pastikan akhiri email dengan kata “Terima kasih”, “Hormat saya”, atau “Salam” dan nama Anda ditulis dengan baik, misalnya Ratri Nareswari, atau Ratri N dan tidak sekedar “ratri”. Anda juga bisa menambahkan signature agar memberikan kesan lebih baik lagi.
6. Pemilihan Kata / Diksi
Dalam menulis email resmi, pilih kata yang tidak menimbulkan kerancuan. Selain itu gunakan kata yang paling tepat dan seakurat mungkin untuk mencerminkan intonasi nada Anda dan menghindari kesalahpahaman. Jangan mengetikkan kalimat dalam huruf besar. Penggunaan huruf besar mencerminkan kata-kata keras atau Anda sedang berteriak atau melakukan penekanan. Jika Anda ingin menggunakan bold pada tulisan Anda, maka Anda harus mengetahui maksud dari kata yang di cetak tebal. Tulis email sesuai Ejaan Yang Disempurnakan, mengetik email Anda dengan menggunakan huruf kecil semua akan memberikan persepsi kurangnya pendidikan atau kemalasan.
7. Waktu Mengirimkan Email
Ada beberapa orang yang membuka email kantor di smartphone sehingga setiap ada email masuk akan ada notifikasi di smartphonenya. Agar tidak menganggu waktu pribadi orang yang kita kirimi email, sebaiknya jangan mengirimkan email yang berkaitan dengan pekerjaan setelah jam kerja usai.
8. Lampiran / Attachment
Beberapa perusahaan menerapkan batasan ukuran file yang dapat diterima melalui email kantor, misalnya email yang attachment-nya lebih dari 2 MB tidak dapat diterima. Saat mengirim lampiran dalam ukuran besar, selalu ”zip” atau kompres file Anda sebelum pengiriman.
9. Tembusan – CC dan BCC
Dalam sebuah perusahaan, kadang ada aturan jika staf mengirim email resmi kepada pihak luar, harus ditembuskan ke pimpinan perusahaan agar pimpinan perusahaan mengetahui bahwa ada email terkirim dari perusahaan kepada pihak luar. Nah pada email dikenal istilah CC dan BCC, ya semacam tembusan kalau surat fisik.
Cc adalah kependekan dari Carbon Copy. Alamat email yang dimasukkan dalam CC ini akan tetap terbaca oleh penerima email utama. Misalnya email kepada (To) Mr. Han, CC : Mrs Han. Makan Mr. Han akan mengetahui jika email tersebut ditembuskan ke Mrs. Han.
Sedangkan BCC adalah Blind Carbon Copy. Jika Anda memasukkan alamat email di To, CC, dan BCC, maka BCC tidak dapat dibaca oleh To dan BCC. Artinya, ketika Anda menuliskan alamat tujuan di bagian tersebut, maka alamat tersebut tak akan terlihat di e-mail si penerima. Ketika Anda menerima e-mail dari orang lain, dan alamat e-mail Anda tidak terlihat di daftar kiriman, ini berarti bahwa si pengirim tidak ingin ada orang lain mengetahui bahwa Anda mendapatkan e-mail tersebut. Ilustrasinya begini, saya mengirim email ke Mr. Han, lalu di BCC saya masukkan alamat email Mrs. Han. Ketika Mr. Han membaca email, ia hanya akan tahu bahwa email tersebut hanya ke Mr. Han seorang, padahal kenyataannya juga dikirim ke Mrs. Han.
10. Forward Email
Ketika Anda mendapatkan email yang berisi artikel yang menarik, Anda kadang meneruskan (forward) ke teman-teman Anda. Hal ini tidak masalah jika Anda menggunakan alamat email pribadi. Namun jika Anda memforward email tersebut kepada atasan, partner bisnis, rekan kerja, atau client, sebaiknya jangan pernah Anda lakukan betapapun bagusnya email tersebut. Apalagi jika email tersebut berisi isu politik, SARA, atau kontroversial.
11. Periksa Sebelum Dikirim
Salah satu cara memeriksa email sebelum dikirim adalah dengan membacanya dengan keras, hal ini untuk memastikan kata-kata yang Anda pilih dibaca dengan intonasi dan penekanan yang tepat. Pastikan juga tanda baca dan penggunaan huruf kapital sudah benar. Jika Anda sudah benar-benar yakin, baru kirimkan email tersebut.
Semoga bermanfaat.
Disarikan dari berbagai sumber