Pernah denger Mail Merge sebelumnya? Tujuan awal dibangunnya sebuah program adalah untuk memfasilitasi dan memudahkan pekerjaan. Mail Merge adalah salah satunya, fungsi mail merge bisa diterapkan pada microsoft word. Mail merge berfungsi untuk menggabungkan suatu file berformat .doc (word) yang memiliki format standar tertentu dengan database yang berada di file lain. File lain yang digunakan sebagai database bisa menggunakan file berformat .doc (word), .mdb (Access) ataupun .xls (excel) dan generasi penerusnya. Mail merge biasa digunakan oleh pekerja yang biasa membuat konsep surat yang telah memiliki format tertentu seperti:Alamat pada surat maupun amplop;
- Surat tugas;
- Verbal;
- Berita Acara;
- Surat-surat lain yang telah ditetapkan formatnya untuk standardisasi.
Berikut ini beberapa ciri dokumen word yang menggunakan mail merge :
- Jika sobat pernah melihat suatu file berformat .doc atau .docx / office word yang jika dibuka menghasilkan pesan dialog box seperti gambar di bawah ini maka itu artinya file tersebut terhubung ke file lain yang berfungsi sebagai database dari file office word yang dibuka.
- Fungsi insert Greeting line dan Insert merge Field aktif pada ribbon mailing.
- terdapat kata yang diapit simbol “«” dan “»” pada isi surat.
nah setelah ini mudah-mudahan sobat kantorkita bisa mendefinisikan apa itu mail merge dan yang pertama terbayang jika mendengar kata mail merge maka akan terbayang ada paduan database yang terhubung dengan suatu file di microsoft office word.