Membuat Amplop dengan Mail Merge di Microsoft Word

Microsoft Word memiliki fitur Mail Merge yang berguna dalam pembuatan surat, khususnya penulisan alamat surat. Nah kali ini kita akan praktik membuat atau mencetak alamat surat di amplop surat menggunakan mail merge. Kenapa ini penting? Karena ternyata masih banyak yang mencetak amplop dengan Microsoft Excel. Padahal jauh lebih mudah menggunakan Mail Merge di Microsoft Word.

Langkah-langkahnya sebagai berikut:

1. Pertama-tama siapkan tabel yang berisi alamat pengiriman, boleh dalam format .docx ataupun .xlsx. Kolom 1 berisi jabatan, dan kolom 2 alamat lengkap. Misalnya kolom 1 : Direktur PT Kantor Kita Media, kolom 2: Jl. Wonosari, Yogyakarta.

2. Buat file Word baru dan simpan dengan nama yang Anda sukai, misalnya Amplop Pengiriman Surat.docx.

3. Ukurlah panjang dan lebar amplop, misalnya 25 cm x 15 cm.

4. Kembali ke Ms. Word, ubah ukuran kertas (paper size) menjadi 25 cm x 15 cm. Jika satuan di Ms. Word masih inci, Anda bisa merubahnya melalui tombol Windows di pojok kiri, klik Word Options, pilih Advance. Carilah sub judul Display, ubah Show measurements in units of menjadi Centimeters. Klik OK.

Sekarang pasti sudah bisa menggunakan ukuran cm waktu merubah ukuran kertas.

5. Sekarang saatnya membuat Mail Merge, pilih Mailings di ribbon, lalu Select Recipients > Use Existing List. Arahkan ke file daftar alamat yang kita buat pertama tadi.

6. Untuk menambahkan list ke amlop, klik Insert Merge Field. Pilih sesuai dengan kebutuhan, yaitu Jabatan dan Alamat.

7. Tambahkan kata “Kepada” di atas baris alamat, dan “Yth” sebelum field Jabatan.

8. Untuk menyesuaikan posisi pada amplop gunakan indentasi, jangan menggunakan tombol tab untuk menggeser cursor ke kanan. Gunakan spasi untuk penyesuaian yang kecil. Cobalah mencetak pada satu amplop agar Anda tahu posisinya kurang ke kanan atau kurang ke bawah.

Selamat mencoba..