Tutorial Cara Membuat Absensi Online dengan Google Form. Saat ini hampir semua pertemuan dilakukan secara online, mulai dari rapat, sekolah, kuliah, pengajian, seminar, wawancara, pemasaran, promosi produk, bahkan resepsi pernikahan juga dilakukan secara online. Beberapa aplikasi meeting online seperti Zoom sebenarnya telah menyediakan absensi online di dalam aplikasi tersebut, namun absensi bawaan tersebut tidak fleksibel jika kita menggunakan lebih dari satu aplikasi meeting online.
Aplikasi yang populer digunakan untuk pertemuan/meeting online antara lain Zoom Meeting, Google Meet, Cisco Webex Meeting, Microsoft Team, Zoho Meeting. Namun apabila peserta pertemuan hanya sedikit orang, Anda dapat juga memanfaatkan WhatsApp group video call.
Kekurangan Absensi Online Bawaan Aplikasi Meeting Online
Absensi online bawaan aplikasi seperti Zoom memang memudahkan, namun juga ada kekurangan absensi online bawaan aplikasi meeting online dibandingkan dengan Google Form, yaitu:
- Data absensi tidak terpusat sehingga merepotkan admin ketika melakukan rekapitulasi. Ada kalanya kita dihadapkan pada kondisi harus berganti aplikasi, misal pada pertemuan bulan ini menggunakan Zoom, namun karena sesuatu hal bulan depan harus menggunakan Google Meet atau Cisco Webex.
- Data yang dapat dikumpulkan dari peserta meeting terbatas karena keterbatasan aplikasi. Dikarenakan fitur tersebut bawaan aplikasi, terkadang kita tidak dapat memodifikasi form absensi sesuai kebutuhan kita.
- Dikarenakan kurang lengkapnya data yang diperoleh maka data tersebut tidak dapat digunakan untuk keperluan analisa data peserta meeting, misalnya umur, hobi, produk favorit.
Fungsi Absensi Online
Absensi konvensional berupa tanda tangan di form absensi kini tidak lagi dapat digunakan karena kondisi yang tidak memungkinkan untuk pertemuan tatap muka, oleh karena form absensi online menjadi pilihan terbaik. Meskipun berbeda media, absensi peserta pertemuan tetap memiliki fungsi yang sama, antara lain:
- Untuk mengetahui data peserta pertemuan yang hadir dalam pertemuan online. Apabila pertemuan online hanya diikuti oleh kurang dari 20 orang, tentu akan sangat mudah mendata peserta. Namun apabila pertemuan diikuti oleh ratusan peserta dengan sistem open invitation (undangan terbuka) tentu sangat diperlukan sebuah sistem absensi online yang detail agar data diperoleh lengkap dan sesuai kebutuhan.
- Data absensi menjadi bahan untuk laporan pertanggungjawaban acara. Pada pertemuan tatap muka absensi digunakan untuk pertanggungjawaban konsumsi. Hal ini berbeda dengan pertemuan online yang diikuti peserta dari berbagai daerah, maka pada laporan pertanggungjawaban kegiatan kita dapat melaporkan data peserta secara lebih detail misal jumlah peserta, daerah asal peserta, instansi asal, dan data lain yang sekiranya diperlukan.
- Pengumpulan data untuk keperluan di masa yang akan datang. Sebagai contoh panitia sebuah acara memiliki kebijakan bahwa setelah acara selesai, setiap peserta seminar online akan dikirimi hadiah. Maka data absensi online tersebut menjadi sumber data untuk menentukan item yang akan dikirimkan dan alamat pengiriman. Nomor HP dan alamat email yang dikumpulkan melalui form absensi online dapat juga digunkan untuk keperluan marketing.
Langkah Awal
Sebelum membuat form absensi online menggunakan Google Form, ada beberapa langkah pendahuluan yang perlu dilakukan karena hal ini akan menentukan data apa saja yang perlu kita masukkan ke dalam form absensi online, yaitu:
- Identifikasi pertemuan tersebut sebagai pertemuan rutin, pertemuan kecil, pertemuan besar, seminar, kelas, promosi produk, rapat, dsb. Jika acara tersebut berupa rapat kecil dan pesertanya tetap, maka form absensi rapat tersebut dapat kita buat secara sederhana, misal nama, jabatan, divisi, kehadiran.
- Identifikasi peserta pertemuan/rapat tersebut siapa saja. Jika acara yang akan dibuatkan absensi adalah kelas sebuah sekolah, maka pesertanya adalah siswa. Untuk membuat absensi online siswa maka data yang diisikan pada waktu absensi tidak perlu terlalu rumit, justru pada beberapa bagian perlu dikunci untuk validasi data, misal NIM (nomor induk siswa), kelas, dan mata pelajaran. Sebaliknya jika pertemuan itu terkait pemasaran suatu produk, maka panitia harus bisa mendapatkan data partisipan yang lebih detail untuk kepentikan promosi/marketing.
- Inventarisir data apa saja yang ingin didapatkan dari peserta pertemuan, misal nama, alamat, instansi/kantor/perusahaan, nomor HP, dan alamat email. Sebagai contoh pantia memiliki kebijakan setelah pertemuan selesai panitia akan mengirimkan souvenir kepada setiap peserta/partisipan, maka di form absensi online dapat ditambahkan isian alamat dan nomor HP.
Cara Membuat Absensi Online Menggunakan Google Form
1. Pertama-tama buka web Google Drive, kemudian klik My Drive.
2. Agar file-file dalam Google Drive rapi, buat folder terlebih dulu untuk lokasi penyimpanan form absensi yang akan dibuat. Pada contoh saya membuat folder dengan nama “Google Form”. Nantinya file google form dan response-nya akan berada di folder tersebut.
3. Pilih New > Google Forms > Blank Form. Kita akan memulai dengan form kosong meskipun Google menyediakan banyak template yang bisa kita gunakan secara gratis.
Pada contoh kali ini kita akan membuat form absensi untuk launching produk skin care, nantinya setiap peserta akan dikirimi sample produk, oleh karena itu peserta wajib memasukkan alamat. Selain itu, untuk keperluan marketing penyelenggara akan meminta peserta untuk memasukkan nomor HP, alamat email.
Struktur absensi online Google Form adalah sebagai berikut :
- Header
Diisi nama acara dan deskripsi acara. Dikarenakan acara ini ditujukan untuk wanita, tema warna dipilih warna pink dan ditambahkan ilustrasi gambar kosmetik.
- Daftar pertanyaan
Ada beberapa pertanyaan yang akan muncul di dalam form, yaitu :
a. Nama > Short Answer > ditambah deskripsi mohon “Mohon isikan nama lengkap untuk memudahkan pengiriman sample produk”
b. Nomor HP > Short Answer
c. Alamat Email > Short Answer > Response Validation > Text > Email address. Hal ini untuk mengarahkan peserta agar mengisi alamat email dengan format yang sesuai. Anda bisa saja mendapatkan alamat email peserta melalui pilihan “Collect email address” di menu Send. Namun menu input email akan muncul di pertanyaan pertama dan membuat tampilan menjadi kurang bagus, sehingga saya lebih suka menambahkan isian email sendiri.
d. Alamat pengiriman sample produk > Short answer.
e. HADIR > kolom question kosong, dan jawaban multiple choise.
Hasil akhir form absensi online dengan Google Form adalah sebagai berikut:
Pengaturan Tambahan
- Untuk membagikan link Google Form, Anda dapat klik tombol SEND di pojok kanan atas. Gunakan link shortener (pemendek link) agar link tidak terlalu panjang.
- Admin dapat menambahkan pengaturan satu orang hanya dapat mengirimkan data satu kali di menu Setting > Requires 1 response
- Untuk membuat partisipan dapat melihat dan mengedit data yang telah dikirimkan, admin dapat
mencentang pada opsi Respondents can edit after submit dan see summary chart and text response.
- Google form dapat juga ditempelkan (embed) pada website caranya dengan klik Send > kemudian pilih “<>
“, dan taruh pada halaman website yang telah disediakan.
Demikianlah tutorial cara membuat absensi online menggunakan Google Form.
Selamat mencoba.
Keyword : Absensi online, absensi online siswa, absensi online rapat, sistem absensi online, absensi zoom, absensi google meet, membuat absensi online, cara membuat absensi online, cara membuat absensi online google form, absensi online gratis, kekurangan absensi online, tutorial membuat absensi online, template absensi.