Sebuah perusahaan selalu mengedepankan efisiensi dan efektifitas. Bagaimana caranya mencapai tujuan dengan langkah-langkah efektif dan dengan biaya yang serendah mungkin, apalagi kalau bukan demi laba. Terkait dengan efisiensi, ternyata arsip juga bisa membuat sebuah perusahaan menjadi tidak efisien. Contoh kasusnya adalah sebagai berikut:
Setiap tahun bagian Human Resource Development (HRD) menerbitkan Surat Keputusan (SK) pengangkatan pegawai, SK kenaikan pangkat, SK rolling pegawai, serta SK penghentian pegawai. Nah, semua SK tersebut hampir semuanya berpengaruh pada pembayaran gaji yang dilakukan oleh bagian keuangan. Karena SK tersebut yang menerbitkan bagian HRD, maka tentu saja HRD menyimpan arsip di lemari arsip HRD. Kebetulan tiap-tiap bagian diberikan lemari arsip sesuai kebutuhan dan hanya bagian itu pula yang mempunyai akses terhadap lemari arsip tersebut. Lalu bagian keuangan juga merasa perlu menyimpan arsip SK tersebut karena menurut mereka itu berhubungan dengan pembayaran gaji. Bagian keuangan malah menyimpan 2 copy, 1 disimpan di odner khusus SK, dan 1 dilampirkan pada dokumen pembayaran gaji. Jadi di perusahaan tersebut terdapat 3 rangkap arsip SK yang sama dan disimpan di tempat berbeda.
Kasus yang kedua adalah masalah surat keluar. Di suatu kantor, surat dikonsep oleh bagian A dan ditanda tangani oleh kepala kantor. Setiap surat yang ditanda tangani oleh kepala kantor pasti penomorannya menggunakan kode kepala kantor dan sekretaris kepala kantor tersebut menyimpan 1 copy surat keluar tersebut. Di sisi lain, bagian A yang mengonsep surat tersebut juga merasa wajib menyimpan arsip surat tersebut karena itu adalah bagian dari bidang pekerjaannya. Jadi di kantor tersebut terdapat 2 rangkap arsip surat keluar yang sama.
Dua kasus di atas menunjukkan adanya pemborosan dalam kearsipan. Kan cuma kertas? Masalah arsip bukan hanya masalah kertasnya saja. Kalau kertas tentu saja sudah jelas, misal ada 1000 SK, berarti yang disimpan ada 3000 lembar SK. Kemudian untuk surat keluar misalnya ada 2000, maka menjadi 4000 copy. Jadi pemborosannya sebanyak 4000 lembar. Jika hal itu berlangsung bertahun-tahun akibatnya akan terjadi pemborosan tempat untuk menyimpan arsip.
Solusi
Ada 2 solusi yang bisa dilakukan, yaitu membuat map kepentingan tiap-tiap bagian menggunakan contoh tabel di bawah ini. Dengan tabel tersebut, maka akan hanya 1 bagian saja yang boleh menyimpan 1 arsip agar tidak terjadi duplikasi. Misalnya SK kenaikan pangkat, lebih vital mana antara bagian HRD dengan keuangan. Jika ternyata lebih vital HRD, berarti file SK disimpan oleh HRD, sedangkan untuk keuangan cukup rekapnya saja.
Solusi kedua adalah dengan memanfaatkan IT, yaitu dengan membuat database yang lengkap dan scan semua dokumen ke dalam bentuk .pdf.
– DATABASE
Dengan adanya database maka apabila keuangan membutuhkan data tinggal membuka komputer saja, akses data yang diperlukan. Jadi tidak perlu susah-susah ke bagian HRD minta copy SK. Salah satu point penting dalam database adalah hak akses yang perlu diatur, misal bagian keuangan hanya bisa mengakses data A, B, C. Jadi tidak semua data bisa diakses oleh semua pegawai.
– SCAN
Saat ini banyak perusahaan yang sudah menerapkan kebijakan paperless. Surat menyurat dilakukan melalui email, dan arsip-arsip disimpan juga dalam bentuk softcopy. Bahkan ada perusahaan yang menyimpan arsipnya di internet dengan tujuan untuk pengamanan jika sewaktu-waktu terjadi gempa bumi atau kebakaran.
Demikian tips sederahana mengenai kearsipan, semoga bermanfaat..