Data Yang Harus Ada di Invoice
Buat sobat kantorkita yang bekerja di bidang administrsi pasti sudah biasa dong dengan istilah Purchase Order, Delivery Order, Packing List ataupun Invoice. Nah saya coba sharing sedikit pengetahuan nih tentang invoice.
Invoice adalah dokumen yang dikeluarkan oleh pihak penjual / produsen kepada konsumen / pelanggan perusahaan yang bersangkutan sesuai kesepakatan yang telah di buat dan di tandatangani pada form Purchase Order.
Dokumen Invoice berisi rincian barang / jasa, harga kesepakatan pada saat transaksi. Biasanya dokumen invoice dikirimkan kepada konsumen / pelanggan dengan melampirkan daftar barang / Packing List dan copy Purchase Order.
Bagi sobat kantorkita yang masih belum paham dengan form / bentuk dari Invoice yang cocok untuk kebutuhan perusahaan sobat bekerja mungkin bisa googling dan mencari format yang ciamik. Format Invoice tidak harus menarik, tetapi beberapa data informasi berikut ini harus ada di dalam invoice yang kita buat.
Informasi yang harus ada di dokumen Invoice :
1. Nama Perusahaan Pengirim (Supplier)
2. Alamat Perusahaan Pengirim (Supplier)
3. Nomor Invoice sebagai identitas dokumen yang sah
4. Tanggal Invoice
5. Nama dan Alamat Perusahaan konsumen
6. Nomor Surat pemesanan penjualan (Purchase Order)
7. Deskripsi detail barang yang dikirim
8. Jumlah barang yang dikirim
9. Harga Satuan
10. Harga Total
11. Stempel dan tanda tangan perusahaan.
Beberapa data di atas biasanya digunakan sebagai dasar pembuatan surat jalan dan dokumen pemasukan serta pengeluaran barang dari satu tempat le tempat lain dan digunakan sebagai bukti transaksi. Dokumen Invoice dibuat berdasarkan dokumen pemesanan seperti Purchase Order atau Sales Order.
Untuk kepentingan audit, invoice bisa menjadi dokumen kunci atas pengeluaran dan/atau pemasukan barang ke perusahaan. Untuk itu, penggunaan nomor invoice harus menggunakan kode unik untuk menghindari adanya data ganda.
Semoga bermanfaat..
