Printer menjadi kebutuhan yang sangat penting saat ini karena pada hal-hal tertentu yang belum bisa paperless secara penuh, tidak bisa digantikan oleh email atau file pdf. Teknologi printer pun kini jauh lebih maju. Pada jaman dahulu kita hanya mengenal printer dot matrik, lalu ada ink jet, dan saat ini printer laser. Ketiga jenis printer tersebut masih digunakan sampai sekarang sesuai dengan kebutuhan masing-masing.
Printer Multi Fungsi adalah jenis printer yang sedang naik daun. Cukup membeli satu unit printer multi fungsi maka kita sudah mendapatkan mesin foto kopi, mesin faksimili, dan scanner. Namun dalam prakteknya penggunaannya masih belum optimal. Pada tulisan ini kami akan mengulas tentang cara memaksimalkan fungsi printer multi fungsi agar fungsi yang ada tidak mubazir.
1. Printer
Menurut saya, printer multi fungsi idealnya menggunakan toner karena jumlah halaman yang dapat dicetak menggunakan printer laser biasanya lebih banyak daripada printer ink jet. Jika menggunakan printer laser dengan kapasitas cetak 2500 lembar, maka kita tidak sering-sering mengganti catridge.
2. Printer Jaringan
Beberapa printer sudah dilengkapi dengan port jaringan RJ45. Dengan port ini printer bisa langsung terhubung ke router/ switch. Anda tidak perlu repot-repot sharing printer dari Windows atau menggunakan print server.
3. Faksimili
Jika Anda masih menggunakan mesin fax konvesional di ruang yang terdapat printer multi fungsi, segera gantikan peran mesin faksimili dengan printer. Mudah kok, tinggal colok kabel telepon. Ketika menggunakan mesin fax biasa, maka kita menggunakan thermal paper untuk mencetak. Hasil cetakan pada thermal paper tersebut dalam beberapa bulan pasti akan hilang. Biasanya kita akan menggandakan hasil cetak fax tersebut sebelum diarsip. Dengan demikian terjadi pemborosan kertas. Jika menggunakan printer multi fungsi, maka hasil cetak faksimili yang diterima tidak perlu difotokopi lagi.
4. Address Book
Printer Multi Fungsi yang mendukung Faksimili biasanya sudah dilengkapi dengan Address Book, tujuannya agar lebih mudah dalam mengirimkan fax. Namun, karena terbiasa dengan mesin fax konvensional fitur Address Book jarang digunakan. Banyak orang yang masih senang memencet nomor telepon fax yang dituju, padahal akan lebih cepat jika mengakses nomor di address book.
5. Scanner
Scanner dalam printer multi fungsi biasanya memiliki kualitas yang pas-pasan, namun jika Anda hanya butuh men-scan dokumen, saya rasa scanner pada printer multi fungsi sudah mencukupi.
6. Foto Kopi
Jika jumlah berkas yang difoto kopi tidak terlalu banyak, menurut saya printer laser sudah mencukupi. Fitur foto kopi ini bisa dimanfaatkan oleh pegawai yang bertugas di front desk, misalnya teller bank, customer servise, atau kasir. Sewaktu-waktu bermaksud foto kopi kartu identitas atau dokumen tertentu, tidak perlu pindah tempat. Hemat waktu dan tenaga bukan?
Itulah beberapa poin penting tentang printer multi fungsi yang dapat Anda maksimalkan. Semoga bermanfaat..