Saya punya pengalaman berharga terkait dengan masalah folder dan file di komputer. Jadi ceritanya begini, beberapa bulan lalu saya mendapat tugas menggantikan rekan kerja saya yang harus training selama 1 bulan. Mendadak, dan sialnya setelah rekan saya masuk asrama, handphone-nya ditahan oleh panitia selama masa pendidikan sehingga saya tidak bisa menghubunginya.
Pada hari pertama saya duduk di depan komputer rekan saya tersebut saya hanya bengong dan bingung. Meskipun saya pernah duduk di posisi itu beberapa tahun lalu, namun kali ini saya benar-benar bingung. Bingung bukan karena tidak tahu job description, tapi karena saya tidak tahu file-file yang dibutuhkan ditaruh dimana. Semuanya kacau balau karena saya juga tidak diberikan catatan sama sekali. Ada pekerjaan tahun 2012 tapi file yang digunakan masih file 2011 dan hanya di-edit saja tanpa di rename. File-file laporan bulanan tidak ditempatkan dalam 1 folder sehingga membuat saya pusing tujuh keliling mencari tahu laporan apa saja yang harus saya buat. Benar-benar petaka buat saya. Andai saja folder dan file tersusun rapi pasti saya akan dengan mudah meneruskan pekerjaan rekan saya.
Mengelola data di komputer itu sama dengan mengelola arsip di gudang arsip, harus ada standar operasional dan prosedur (SOP) yang mengatur penempatan file. Apa tujuannya?
- Menciptakan keteraturan dan kerapian file sebagai upaya internal control.
- Memudahkan proses backup. Back up secara manual akan lebih mudah dilakukan jika file sudah tersusun rapi.
- Memudahkan proses peralihan tugas. Pegawai pengganti akan lebih cepat memahami pekerjaan jika file tersusun rapi, karena jika tidak rapi hasilnya akan seperti yang saya alami di atas 🙂
Bagaimana Cara Mengatur Folder dan File di Komputer?
Setahu saya tidak ada aturan baku mengenai cara menyusun file di dalam komputer. Namun agar lebih mudah kita ibaratkan file-file di komputer adalah sekumpulan arsip yang harus disusun rapi berdasarkan tanggal, nama client, dsb. Langkah-langkah yang bisa dilakukan adalah sebagai berikut:
1. Analisa terlebih dahulu data di perusahaan seperti apa, misal file laporan, proyek, atau data personal.
2. Buat kerangka struktur folder. Struktur ini tergantung selera masing-masing perusahaan, bisa berdasarkan tahun, bulan, proyek, atau person. Berikut adalah contoh struktur folder sederhana yang bisa dijadikan referensi :
Jadi folder utama adalah My Documents, di bawahnya terdapat folder Laporan, Proyek, dan Personal.
– Folder Laporan berisi file laporan bulanan dan laporan tahunan.
– Folder Proyek berisi folder Gedung Hasanah, yaitu proyek yang dikerjakan. Di dalam folder Gedung Hasanah tersebut terdapat folder Pembelian Bahan, Realisasi, dan Desain.
– Folder Personal berisi file personal pegawai. Pegawai perlu dibuatkan folder tersendiri agak file personal tidak berceceran. Dan jika sewaktu-waktu terjadi hal-hal yang tidak diinginkan, maka folder Laporan dan Proyek mendapat prioritas pertama untuk diselamatkan.
3. Buat standar penamaan file. Nama file yang terkesan asal-asalan akan menyulitkan kita waktu mencarinya. Misalnya ada file laporan penjualan hanya diberi nama “lap penj.xlsx”. Penamaan tersebut tidak mewakili isi file dan tidak memiliki ciri spesifik yang membuatnya mudah dikenali. Bagaimana kalau kita ganti menjadi “lap penjualan bln agustus 2012.xlsx”. Jelas kan? Bahkan tanpa membuka file tersebut kita akan tahu bahwa file tersebut berisi laporan penjualan bulan agustus tahun 2012. Lalu letaknya? Sebaiknya diseragamkan misal seluruh laporan penjualan ditaruh di folder “LAPORAN PENJUALAN 2012”.
Dengan tiga langkah di atas, semoga file-file di komputer Anda menjadi rapi. Semoga bermanfaat..