Absensi atau daftar kehadiran adalah formulir berisi data identitas dan validasi dengan paraf atau tandatangan seseorang yang digunakan sebagai bukti kehadiran/keikutsertaan seseorang tersebut dalam suatu acara/kegiatan. Dari sisi manajemen, absensi atau daftar hadir digunakan sebagai alat bukti terlaksananya suatu kegiatan/acara untuk bahan laporan pertanggungjawaban.
Daftar hadir biasanya menampilkan data kegiatan, waktu kegiatan, jumlah peserta, nama-nama peserta, asal entitas/instansi perusahaan dan penanggung jawab kegiatan. Dalam kamus besar, daftar hadir didefinisikan sebagai: “daftar yg menyatakan kehadiran seseorang pada setiap hari belajar, bekerja, dsb”. Ternyata sebenarnya banyak juga data yang bisa kita peroleh dari selembar kertas absensi/daftar hadir ya.
Sebenarnya belum ada format baku yang terstandardisasikan bentuk formulir isian daftar hadir. Di sekolah sekalipun, saya belum menemukan ada peraturan yang mengatur mengenai bentuk absen kelas. Setiap orang bisa saja menggunakan idenya sendiri untuk membuat suatu daftar sesuai dengan data yang dibutuhkannya. Namun sebagian lagi malah bingung memutuskan data apa saja yang perlu dimasukkan dalam daftar hadir yang akan dibuat.
Dalam postingan ini saya mencoba memberikan alternatif poin-poin apa saja yang perlu dimasukkan dalam sebuah absensi atau daftar kehadiran suatu kegiatan.
- Daftar hadir harus memberikan informasi jenis kegiatan yang dilaksanakan. Misalnya coffee morning, rapat internal,kehadiran belajar, seminar perpajakan, de el el;
- Waktu pelaksanaan kegiatan/acara. Umumnya, waktu yang digunakan adalah tanggal, bulan dan tahun;
- Tempat kegiatan, misal : aula, kantor pelayanan, kelas 3ipa1, gedung pemuda;
- Nama dan Tanda tangan penanggung jawab pelaksanaan kegiatan.
- Tabel isian berisi:
- Nomor : diisi sesuai urutan, menunjukkan jumlah peserta yang hadir/mengikuti acara;
- Identitas peserta : berisi informasi nama, jabatan, asal instansi/entitas perusahaan/sekolah, tanda tangan/paraf sebagai tanda validasi;
- Kolom keterangan.
Untuk membuat form daftar hadir/absensi, kita bisa menggunakan program apa saja yang telah disediakan oleh Microsoft, tapi saya merekomendasikan untuk membuat form ini menggunakan Microsoft Office Excel agar lebih mudah. Jangan lupa menyediakan ruang yang cukup untuk kolom tanda tangan agar tidak bertumpuk.
Semoga bermanfaat.