Membuat Template Email di Gmail ~ kantorkita.net

Google Mail atau biasa kita sebut Gmail memiliki fitur Template untuk memudahkan kita waktu mengirim email yang sudah ditentukan formatnya. Dengan menggunakan template kita tidak perlu mengetik ulang surat yang akan dikirimkan. Fungsi template pada Gmail dapat digabungkan dengan fungsi filter, misalnya surat dari PT A akan otomatis mendapatkan balasan dengan template “Balasan PT A”.

Untuk menggunakan membuat dan menggunakan template pada Gmail langkah-langkahnya sebagai berikut:

1. Mengaktifkan Fungsi Email Template (Canned Responses)
Pada Gmail fitur Template disebut Canned Responese. Untuk menggunakannya pastikan fitur ini sudah diaktifkan. Jika belum aktif segera masuk ke manu option dengan klik gambar gir pada pojok kanan atas. Pilih Labs dan cari kata Canned Responses dan klik Enable.

2. Membuat Template Email
Untuk membuat Template atau Canned Responses, klik Compose sehingga muncul tampilan untuk menulis email. Jika Anda menggunakan Signature akan muncul Signaturenya. Nah untuk keperluan membuat canned responses, hapus saja signature yang muncul karena jika tidak dihapus maka akan menyebabkan signature ganda.
Tulislah format template balasan email yang akan dibuat, setelah selesai klik tanda segitiga terbalik di bagian kanan bawah dan pilih Save > New Canned Responses. Berilah nama yang informatif untuk template yang Anda buat.

3. Menggunakan Canned Responses
Canned Reponses dapat digunakan pada saat compose email baru maupun saat membalas email. Caranya sama, yaitu klik segitiga terbalik, pilih Canned Response, dan pilih Insert Balasan PT A.

4. Mengedit Canned Response

Untuk mengedit Canned Responses caranya compose email baru, insert canned response yang akan diedit. Setelah itu edit template sesuai keinginan kita. Untuk menyimpannya klik segitiga terbalik, Save Balasan PT A. Dengan cara ini maka kita telah mereplace template lama dengan template baru.